Privatlivspolitik

Denne side er den formelle beskrivelse af vores Privatlivspolitik i henhold til Persondataforordningen.

Privatlivspolitik

for Højnæskirken (Frimenigheden Kristent Fællesskab)

1. Generelt
   Denne Persondatapolitik er gældende for samtlige oplysninger, som du giver til Højnæskirken, Kristent Fællesskab i Rødovre (KF), og/eller som KF indsamler om dig, enten som led i et gaveyderforhold eller som bruger af KF’s tjenester, herunder ved besøg på KF’s hjemmeside. I denne politik kan du læse mere om, hvilke oplysninger KF indsamler, hvordan dine oplysninger håndteres og hvor længe de opbevares m.m. På KF’s hjemmeside vil du til enhver tid kunne finde den gældende version af denne politik.
2. 
   Dataansvarlig
   1. Den dataansvarlige organisation for behandling af dine personoplysninger er:
      Højnæskirken (Frimenigheden Kristent Fællesskab)
      CVR-nr.: 88756711
      Højnæsvej 60
      2610 Rødovre
      Tlf.: 50 40 41 01
      E-mail: kontor@hoejnaeskirken.dk
   2. Alle spørgsmål vedrørende nærværende politik, behandlingen af dine oplysninger samt mistanke om manglende overholdelse skal i første omgang rettes til KF’s ældsteråd, som er dataansvarlig for behandlingen af personoplysninger. Vi vil besvare henvendelsen hurtigst muligt.
   3. Den overordnede retslige ramme for vores behandling af personlige oplysninger er Europa-Parlamentets og Rådets Forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF med tilhørende regulering.
      I tillæg hertil er Databeskyttelsesloven Lov 502 af 23. maj 2018 om supplerende bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger.
3. 
   Definitioner
   Nedenfor følger definitioner af visse af de væsentligste persondataretlige begreber:

   Personoplysninger

   Enhver form for information om en identificeret eller identificerbar fysisk person. Det vil sige alle oplysninger, som direkte eller indirekte, alene eller i kombination, kan identificere en bestemt fysisk person.

   Dataansvarlig

   Den fysiske eller juridiske person, offentlige myndighed, institution eller et andet organ, der alene eller sammen med andre afgør til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler, der må foretages behandling af personoplysninger.

   Databehandler

   Den fysiske eller juridiske person, offentlige myndighed, institution eller et andet organ, der behandler personoplysninger på den dataansvarliges vegne.

   Behandling

   Enhver aktivitet eller række af aktiviteter som involverer brug af personoplysninger, for eksempel indsamling, registrering, systematisering, ændring af, søgning i, sammenstilling, overladelse eller videregivelse til personer, myndigheder, selskaber m.v. uden for organisationen.

   Særlige kategorier af personoplysninger (Personfølsomme oplysninger)

   Oplysninger om race eller etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning eller fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, genetiske data, helbredsoplysninger eller oplysninger om en fysisk persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering samt oplysninger i form af biometriske data, såfremt biometriske data behandles med det formål entydigt at identificere en fysisk person.

   Persondataforordningen

   Europa-Parlamentets og Rådets Forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF med tilhørende regulering.

   Databeskyttelsesloven

   Databeskyttelsesloven Lov 502 af 23. maj 2018 om supplerende bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger.

4. Formål med behandlingen af dine personoplysninger
   Har du en ansættelse, et tillidshverv, er gaveyder, deltager i et KF-arrangement, bruger af KF’s hjemmeside eller andre af KF’s tjenester, er KF forpligtet til at behandle dine personoplysninger i et sådant omfang, at KF dels kan give dig de ydelser, du efterspørger og dels leve op til de forpligtelser, KF har som en kristen menighed. Dette gælder både ved håndtering af dine eventuelle bidrag - medmindre du vælger at bidrage anonymt - din eventuelle deltagelse i kurser/arrangementer ved KF, og/eller når KF skal administrere dine eventuelle ansættelser eller tillidshverv. Det kan også være i forbindelse med, at KF gerne vil sende dig informationer om menighedens arbejde og dine gaver, eller anden relevant information.
5. Personoplysninger, som KF behandler om dig
   1. Disse oplysninger indsamler KF direkte fra dig:
      1. Når du er bidragyder, deltager i KF eller et kursus/arrangement ved KF, indsamler KF følgende almindelige personoplysninger fra dig:
         Navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse
         Oplysninger om dit CPR-nr. indsamles desuden, hvis du skal have fradrag for eventuelle bidrag eller hvis KF har en indberetningspligt.
         Såfremt der oprettes en Betalingsserviceaftale, registreres registrerings- og kontonummer, og efter godkendelse af Nets oprettes der et Betalingsservicenummer.
         Relevant mailkommunikation og relevante notater fra anden kommunikation gemmes for at sikre overblik, historik og for at sikre, at KF har den nødvendige dokumentation.
      2. Når du testamenterer penge til KF, kan KF indhente en kopi at dit testamente.
      3. Når du besøger KF’s hjemmesider, indsamler KF ikke personlige oplysninger, men alene IP-adresser. Såfremt der bruges formularer via hjemmesiden, indsamles de oplysninger, du udfylder via formularen, se punkt 5.1.1.
      4. Som registreret i KF’s datasystemer er man som udgangspunkt registreret i en særlig kategori af personoplysninger (følsomme oplysninger), idet man betragtes som værende i kontakt med en religiøs forening.
   2. Disse personoplysninger indsamler KF fra andre om dig:
      1. I nogle tilfælde er det nødvendigt at indsamle personoplysninger om dig fra andre. Det kan eksempelvis være fra SKAT, hvor KF efter samtykke fra dig kan indhente årsopgørelser, hvis du har et procent-gavebrev. Det kan også være offentlige tilgængelige websites som eksempelvis Krak, som KF’s medarbejdere kan søge på adresser såfremt breve kommer retur. Vi indsamler disse oplysninger med henblik på at sikre så valide data i vores system som muligt.
6. 
   Cookies
   1. På KF’s hjemmesider gøres der brug af cookies til at føre statistik over, hvor mange der besøger hver side for at optimere navigation og info på hjemmesiden. Desuden bruger KF cookies til at målrette oplysninger om vores arbejde på Facebook.
      Google og Facebook kan sammenholde data fra KF’s hjemmesider med data, som de indsamler fra din øvrige internetaktivitet og danne en profil af dig ud fra det.
7. 
   Sådan behandler KF dine personoplysninger
   1. Dine personoplysninger bruges til forskellige formål afhængig af, om du er bidragyder, deltager i KF eller et KF-arrangement, registreret med et tillidshverv eller bruger af KF’s hjemmeside.
      1. Er du bidragyder til KF, anvender KF dine personoplysninger til at:

         Administrere dine persondata.

         Administrere indbetalinger.

         Sende dig nødvendig information om dit/dine bidrag.

         Indberette bidrag til SKAT, så det kan fremgå af din årsopgørelse.

      2. Er du deltager i KF, anvender KF dine personoplysninger til at:

         Sende nyhedsmails, hvis du har ønsket at modtage disse.

         Administrere en kontakt-adresseliste, hvis du har indvilliget i at stå på denne.

      3. Er du alene deltager i et kursus, en lejr eller et arrangement hos KF, anvender KF dine personoplysninger til at:

         Registrere din tilmelding.

         Fremsende bekræftelse til dig.

         Videregive din tilmelding til arrangøren af kurset/arrangementet.

         Svare på dine eventuelle spørgsmål og efterkomme dine anmodninger.

      4. Er du alene registreret, fordi du er ansat eller bestrider et tillidshverv ved KF, anvender KF dine personoplysninger til at:

         Administrere dine persondata.

         Sende dig nødvendigt informationsmateriale.

         Svare på dine eventuelle spørgsmål og efterkomme dine anmodninger.

         Evt. stille funktionaliteterne på vores intranet og drev til rådighed for dig.

      5. Har du et testamente ved KF, anvender KF dine personoplysninger til at:

         Administrere dine persondata.

      6. Er du registreret bruger af vores hjemmesider, anvender KF dine personoplysninger til at:

         Stille funktionaliteterne på KF’s hjemmesider til rådighed for dig, f.eks. ved at forenkle proceduren omkring tilmelding til lejre og arrangementer.

         Udarbejde statistik om din færden på vores hjemmesider.

         Optimere vores hjemmesiders indretning.

8. Hvilket grundlag har KF for at kunne behandle oplysninger om dig?
   1. Når du bliver registreret af KF, jfr. ovenstående, behandler KF dine almindelige personoplysninger til det pågældende formål. Det juridiske grundlag for behandling af dine personoplysninger er Persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (b). Behandlingen af dine oplysninger er nødvendig for, at KF kan opfylde sin aftale med dig eller for at kunne håndtere forespørgsler og lignende forud for din eventuelle indgåelse af en aftale.
   2. KF har også mulighed for at behandle dine almindelige personoplysninger, hvis vi har en legitim interesse i at behandle oplysninger om dig, jf. Persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (f), medmindre din ret til at opnå beskyttelse af dine almindelige personoplysninger går forud for vores legitime interesse i at behandle dem.
   3. KF har en legitim interesse i at behandle dine personoplysninger såsom navn, postadresse, telefonnummer og e-mailadresse for at give dig informationer om menighedens arbejde og dit engagement med KF, i henhold til de til enhver tid gældende regler for markedsføring og udarbejde diverse statistikker om antal deltager, bidrag, besøgende på hjemmeside m.v.. Den legitime interesse er at sikre, at KF har de rigtige data om dig for at kunne forvalte denne opgave.
   4. I visse tilfælde er KF desuden retligt forpligtet til at behandle personoplysninger om dig. Det kan eksempelvis være til dokumentation af transaktionsspor og lignende i medfør af reglerne i bogføringsloven. KF er juridisk forpligtet til blandt andet at gemme regnskabsmateriale i fem år fra afslutningen af det regnskabsår, som regnskabsmaterialet vedrører. Det kan også være i forbindelse med indberetninger af fradragsberettigede bidrag til SKAT. Indberetninger til SKAT skal ske med angivelse af CPR-nr., jf. skattekontrolloven. KF skal desuden bruge konto- og registreringsnummer, når der oprettes en betalingsserviceaftale, hvorfor KF har en legitim interesse i disse oplysninger.
   5. Såfremt du afgiver eller har afgivet særlige kategorier af personoplysninger (følsomme oplysninger) til KF, er grundlaget for behandlingen Persondataforordningens artikel 9, stk. 2 (d), idet KF ikke arbejder med gevinst for øje, men med religiøs sigte. Behandlingen af dine følsomme oplysninger foretages som led i KF’s legitime aktiviteter. Behandlingen af dine oplysninger sker under den betingelse, at du nu eller tidligere har været eller er bidragsyder, deltager i KF eller på et kursus/arrangement ved KF, ansat, bestrider et tillidshverv i menigheden eller at du, på grund af menighedens formål, er i regelmæssig kontakt med KF.
   6. Er du ikke bidragyder eller deltager i KF eller på et kursus/arrangement ved KF, men eksempelvis blot bruger af vores hjemmeside, har KF – i begrænset omfang - brug for at kunne administrere de oplysninger, som du selv afgiver til brug for fx cookie-håndtering.
9. 
   Videregivelse af dine personoplysninger
   1. KF videregiver dine personoplysninger til de leverandører, serviceleverandører, teknisk support og samarbejdspartnere, som bistår os. De er:

      Visma e-conomic a/s, Langebrogade 1, 1411 Kbh. K, CVR 29403473

      Mer Revision A/S, Ledreborg Alle 130i, 4000 Roskilde

      Danske Lønsystemer A/S, Engholm Parkvej 8, 3450 Allerød

      NETS Danmark A/S, Lautrupbjerg 10, 2750 Ballerup

      Danske Bank A/S, Holmens Kanal 2-12, 1092 København K.

      Nordea, Grønjordsvej 10, 2300 København S

      Mailchimp, 675 Ponce de Leon Ave NE, Suite 5000, Atlanta, GA 30308 USA

      Google, herunder Google sheet, Skt. Petri Passage 5, 1165 København

   2. I tillæg til ovenstående videregiver KF dine oplysninger i det omfang, vi er forpligtede hertil, som følge af krav om indrapportering til offentlige myndigheder, som eksempelvis SKAT.
   3. Hvis du deltager i et kursus eller et arrangement i KF, videregiver vi dine oplysninger til de personer som står for kurset og arrangementet i KF.
10. 
    Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
    KF opbevarer dine personoplysninger efter nedenstående regler:
    1. Har du deltaget i arrangement, hvor du har indbetalt et beløb til KF, opbevares dine personoplysninger i indeværende år + 5 år fra sidste indbetaling.
    2. Er du bidragyder opbevares dine personoplysninger i indeværende år + 5 år fra sidste indbetaling.
    3. Er du registreret i KF alene pga. et tillidshverv opbevares dine personoplysninger, så længe du har tillidshvervet.
    4. Har du en egentlig ansættelse i KF opbevares dine personoplysninger så længe ansættelsen varer, til og med det år ansættelsen ophører + 5 år fra seneste lønudbetaling.
    5. Når du opretter/indsender et testamente til KF, opbevarer vi testamentet i 5 år efter boet er skiftet jf. bogføringsloven.
    6. Hvis du ønsker at blive slettet, for ikke at blive kontaktet igen, gemmer KF dine kontaktinformationer med besked om, at du ikke ønsker at blive kontaktet. På den måde sikres det, at du ikke bliver kontaktet. Har du haft indbetalinger til KF, er KF forpligtet på at beholde disse oplysninger om dig i indeværende år + 5 år, jf. bogføringsloven.
11. 
    Dine rettigheder
    1. Indsigt
       Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, som KF behandler om dig. Du kan skriftligt anmode om indsigt i de personoplysninger, KF har registreret om dig, herunder de formål, som oplysningerne er indsamlet til. Din indsigtsanmodning efterkommes så hurtigt som muligt.
    2. Berigtigelse og sletning
       Du har ret til at anmode om rettelse, supplerende behandling, sletning eller blokering af de personoplysninger, KF behandler om dig. Din anmodning efterkommes så hurtigt som muligt i det omfang det er nødvendigt og lovligt. Hvis KF - af en eller anden grund - ikke kan imødekomme din anmodning, bliver du kontaktet.
    3. Begrænsning af behandling
       Du har under særlige omstændigheder ret til at få begrænset behandlingen af dine personlige oplysninger.
    4. Dataportabilitet
       Du har ret til at modtage dine personoplysninger (kun oplysninger vedrørende dig selv, som du selv har givet os) i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet).
    5. Indsigelsesret
       Du har ret til at bede KF om ikke at behandle dine personlige oplysninger i de tilfælde, hvor behandlingen er baseret på artikel 6, stk. 1 (e) (opgave i samfundets interesse eller offentlig myndighedsudøvelse) eller artikel 6, stk. 1 (f) (legitim interesse). Det fremgår af nærværende politik i hvilket omfang, vi behandler dine oplysninger til sådanne formål.
    6. Tilbagekaldelse af samtykke
       Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Din tilbagetrækning påvirker ikke lovligheden af den behandling, der blev gennemført, før du trak dit samtykke tilbage.
    7. Hvem kan der rettes kontakt til
       Du kan skrive til kontor@hoejnaeskirken.dk, hvis du ønsker at gøre brug af en eller flere af rettighederne i 11.1-6.
    8. Evt. undtagelser fra dataportabilitet
       Der kan være betingelser eller begrænsninger knyttet til udnyttelsen af ovennævnte rettigheder. Det er derfor ikke sikkert, at du for eksempel har ret til dataportabilitet i det konkrete tilfælde - det afhænger af de særlige omstændigheder for den pågældende behandlingsaktivitet.
12. 
    Eventuelle konsekvenser ved ikke at afgive personoplysninger
    Såfremt du er forpligtet til at give oplysninger om dig selv til KF, vil det fremgå dér, hvor vi indsamler oplysningerne. Hvis du ikke vil afgive de personoplysninger, som vi beder om, kan det have den konsekvens, at KF ikke kan levere de tjenester til dig, som du efterspørger.
13. 
    Sikkerhed
    KF’s behandling af personoplysninger er underlagt KF’s ”Politik for sikker opbevaring af persondata”. Denne politik indeholder regler for gennemførelse af risikovurdering af KF’s behandlings-aktiviteter. KF har implementeret interne regler og procedurer for opretholdelse af passende sikkerhed fra det tidspunkt, hvor personoplysningerne indsamles frem til sletning, ligesom KF alene overlader vores behandling af personoplysninger til databehandlere, som opretholder et tilsvarende passende sikkerhedsniveau.
14. 
    Klage til tilsynsmyndighed
    Hvis du er utilfreds med KF’s behandling af dine personoplysninger, kan du klage. Dette gøres i første omgang til KF’s ældsteråd, se 2.1.
    Du kan også klage til det danske datatilsyn:
    Datatilsynet
    Borgergade 28, 5. sal, 1300 København K.
    Tlf. 3319 3200
    E-mail: dt@datatilsynet.dk
15. Opdatering af denne politik
    KF er forpligtet til at overholde de grundlæggende principper om beskyttelse af personoplysninger og databeskyttelse. Denne politik gennemgås derfor regelmæssigt for at holde den opdateret og i overensstemmelse med gældende principper og lovgivning. KF forbeholder sig retten til løbende at ændre nærværende politik. En opdateret version af denne politik vil altid kunne findes på KF’s hjemmeside.

Denne Politik er senest opdateret oktober 2019.